10 Tipps für die erfolgreiche Kaltakquise am Telefon – Teil 5

Die Wächterin


Die Dame am anderen Ende der Leitung war unerbittlich. Auf die Bitte des Verkäufers Ernst Meier, ihn zu ihrem Chef durchzustellen, wurde er durch die Dame einem Verhör nach bester FBI-Manier unterzogen und Ernst Meier war nahe daran, Dinge zu gestehen von deren Existenz er selbst bis jetzt noch nicht einmal geahnt hatte, nur um das Gespräch mit einem letzten Funken Verkäufer-Würde zu überstehen (…)

Dabei war Ernst Meier doch strikt nach Lehrbuch aus dem letzten Training vorgegangen. Auf ihre Frage: "Um was geht es?”, hatte er kryptisch geantwortet: “Um ein Projekt zur Effizienzsteigerung des IT-Enviroments und das In-und Output-Management auf Benchmark-Basis. Können Sie mich bitte verbinden?”

Einige von Ihnen haben vermutlich erkannt, um welche Technik es sich bei dieser Antwort handelt. Mit für die Dame nicht nachvollziehbarem “Fach-Chinesisch” soll die “wichtige” Bedeutung des Gesprächs hervorgehoben und die Dame in der Leitung so verunsichert werden, damit Sie diese ohne weitere Nachfrage durchstellt.

Diese Technik funktioniert bei ca. 55% der Fälle tatsächlich und Sie werden durchgestellt, ABER…

…die anderen ca. 45% der Vorzimmerdamen, vor allem in Grossunternehmen, kennen diese “alte” Technik bereits und werden daher hellhörig und entsprechend negativ ist die Reaktion. Die Chance, doch noch zum Chef durchgestellt zu werden, liegt dann nahezu bei Null. Noch schlimmer ist allerdings, dass Sie bei dieser Dame in den nächsten Monaten nicht mehr anrufen sollten, da gewisse Unternehmen “Schwarze Listen” mit unerwünschten Anrufern führen und da landen Sie mit dieser Technik ganz schnell und gnadenlos.

Hier meine 6 Tipps zum erfolgreichen Umgang mit der Vorzimmerdame

1. Seien Sie ehrlich

Ehrlichkeit währt am längsten. Das gilt auch für den Umgang mit der Vorzimmerdame. Sagen Sie ohne Umschweife, um was es geht und vor allem, warum es jetzt wichtig ist, dass Sie mit dem Chef persönlich sprechen wollen. Verwenden Sie Nutzenargumente aus Sicht des Chefs (siehe Teil 1 unserer Blog-Serie zum Thema Kaltakquise). Falls Sie die Dame fragt, ob Sie Herrn XY bereits persönlich kennen, antworten Sie wahrheitsgemäss mit Nein. Eine mögliche Formulierung auf diese Frage kann lauten: “Nein, wir hatten noch nicht die Gelegenheit. Es geht um die Aufnahme einer Geschäftsbeziehung auf Geschäftsleitung-Ebene zwischen unseren beiden Unternehmen, welche ich mit ihm besprechen will. Das ist genau der Grund für meinen Anruf. Können Sie mich bitte verbinden?“

2. Bleiben Sie standhaft

Bleiben Sie bei Ausreden konsequent und standhaft. Wenn die Dame Sie bittet, doch zuerst eine Email zu senden, sagen Sie in etwa: “Ihr Chef bekommt wahrscheinlich pro Tag unzählige Emails, die ihn wertvolle Zeit kosten, nicht wahr?" Hier warten Sie auf ihr Ja und fahren erst dann wie folgt fort: “Unser (Telefon-)Gespräch dauert hingegen maximal 2 Minuten und er kann damit sofort und ohne Zeitverlust entscheiden, ob eine Geschäftsbeziehung unser Unternehmen für Ihn interessant ist, ist ihnen das Recht?” Falls die Dame dennoch auf der Email beharrt, beharren Sie auf der direkten Email-Adresse des Chefs (keine info@!) und senden Sie eine personalisierte Email oder einen Brief (siehe Punkt 3). Rufen Sie danach ein paar Tage später wieder an. Dann antworten Sie auf die Frage der Dame, um was es geht, etwa so: ”Es geht um den Email-Kontakt mit Peter Huber (voller Name des Chefs). Die Chance, dass Sie jetzt durchgestellt werden, steigt damit erfahrungsgemäss enorm.

3. Fragen Sie nach dem besten Zeitpunkt

Echte Entscheider sind schwer zu erreichen. Sie sitzen in stundenlangen Meetings und sind überhaupt viel beschäftigt. Fragen Sie die Dame am Telefon danach, wann aus ihrer Sicht ein geeigneter Zeitpunkt ist, den Chef am Telefon zu erreichen. Beispiel: Frau XY, sehen Sie in den Kalender von Herrn XYZ? Wann empfehlen Sie mir einen guten Zeitpunkt für ein Telefongespräch zum Thema ABC? Jetzt erhalten Sie erfahrungsgemäss einen aktuell geeigneten Zeitpunkt und können sich beim nächsten Anruf als Aufhänger auf diese Auskunft beziehen!

4. Email als Türöffner

Senden Sie dem Chef (an seine persönliche Email-Adresse) einen Text, warum Sie mit ihm sprechen wollen.  Achten Sie darauf, dass der Text in knappen Worten den Nutzen und den Grund für das Gespräch enthält. Bleiben Sie knapp und sachlich und verzichten Sie auf übertriebene Werbebotschaften. Geben Sie einen Termin an, an welchem Sie ihn zum Thema anrufen werden. Vermerken Sie das er, falls ihm der Termin nicht passen sollte, gerne einen anderen Terminvorschlag machen kann.

Rufen Sie ihn danach am genannten Termin an. Beziehen Sie sich dabei bei der Vorzimmerdame auf diesen vorgeschlagenen Termin. Falls er nicht verfügbar ist (und Ihnen auch keinen Alternativtermin angegeben hat), fragen Sie die Dame, ob sie bitte im Kalender des Chefs nachsehen kann, wann ein guter Zeitpunkt für den Anruf sei.

5. Der Brief als Türöffner

Ein personalisierter Brief (das Ding mit der Briefmarke) an den Chef eignet sich hervorragend für die Vorbereitung der telefonischen Kontaktaufnahme! Gerade in unserer digitalisierten Welt findet ein (gut formulierter) Brief erfahrungsgemäss wieder eine ganz neue Qualität der Beachtung beim Empfänger. Das dieser Brief 100% individuell persönlich verfasst und mit einer handgeschriebenen Unterschrift versehen ist, versteht sich von selbst. Verwechseln Sie aber einen Brief nicht mit einem Werbeschreiben. Verzichten Sie auf Beilagen wie Flyer oder Broschüren und senden Sie lediglich einen personalisierten Brief und eine Visitenkarte. Einige meiner Kollegen berichten, dass sich auch Postkarten sehr gut eignen. Ich habe es noch nicht selber ausprobiert, aber wenn ich an meine letzten Postkarten denke, welche ich erhalten habe, kann ich nachvollziehen, dass diese sehr genau gelesen werden! Bei der Empfangsdame können Sie sich jetzt auf “den Briefkontakt” beziehen. Aber Achtung: es kommt schon einmal vor, dass sich der Chef auf Grund des Briefs sogar bei Ihnen meldet :-)

6. Setzen Sie auf Empfehlungen

Wenn Sie sich auf jemandem aus dem Bekanntenkreis des Chefs beziehen können, ist das pures Gold wert!. Ideal ist natürlich, wenn Sie mit der betreffenden Person bereits erfolgreiche Geschäfte getätigt haben. Es ist aber keine Bedingung. Im Zeitalter von Social Media sind auch im B2B-Geschäft unzählige Menschen miteinander verbunden und richtig gefragt, werden Sie von diesen in erstaunlich vielen Fällen weiterempfohlen.

Wenn Sie bei Ihrer Recherche also in Ihrem Netzwerk einen Kontakt zu einem Chef oder leitenden Mitarbeiter haben, beziehen Sie sich auf diesen Namen. Holen Sie sich aber vorher IMMER das Einverständnis Ihres Kontakts per Telefon oder Email ab, damit dieser weiss, warum Sie seinen Kontakt angehen wollen. Wir werden uns mit dem Thema “Empfehlungsmarketing und Social Media” in einem anderen Blog noch ausführlicher beschäftigen.

Noch ein wichtiger Punkt

Achten Sie auf Ihre Stimme und Ihre Tonlage. Sprechen Sie so, als würden Sie einen Bekannten anrufen und reagieren Sie überrascht, wenn Nachfragen kommen. Ihre Stimme sollte klingen, als sei es das natürlichste der Welt, dass Sie mit Herrn XY sprechen wollen – es geht hier schliesslich auch nicht um einen Kaffeeplausch sondern um ein gemeinsames Geschäft. Vermeiden Sie dabei eine hohe Stimme und jeden Singsang und sprechen Sie langsam und bestimmt. Senken Sie am Ende der Aufforderung durchgestellt zu werden die Stimme beim letzten Wort. Das wirkt selbstsicher und professionell.

In den nächsten Folgen erhalten Sie weitere wertvolle Praxistipps und Tools für den Erfolg Ihrer Kaltakquise am Telefon.

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Dieter Menyhart
Der Verkaufstrainer