10 Tipps für die telefonische Kaltakquise 3.0 – Teil 4

Montag Morgen, 8.20 Uhr. Sie haben Ihren Computer gestartet und der warme Kaffee steht vor Ihnen. Bis 12 Uhr Mittags steht Telefonakquise auf dem Terminkalender.

Vergewissern Sie sich vor dem Start:

1. Bin ich in einer Top-Stimmung?

2. Habe ich für die notwendige Ruhe gesorgt?

3. Ist mein Leitfaden in Sichtweite?

4. Habe ich Notizblock und Stift griffbereit?

5. Brauche ich noch etwas für den Start?

Warum sind diese Punkte wichtig?

1. Top-Stimmung

Die Herausforderung:

Die Sprache ist neben den Augen der Spiegel zur Seele. Das Gegenüber am Telefon nimmt in Sekunden unbewusst wahr, wenn wir in schlechter Stimmung sind. Wie aber wollen wir einen Gesprächspartner von uns und unserem Angebot begeistern, wenn wir selber nicht in Stimmung sind? Schliesslich sind wir keine Schauspieler, sondern Verkäufer und Unternehmer. Eine positive Stimmung ist also kein “nice to have” sondern ein “must” für den Erfolg am Telefon.

2.  Ruhe

Die Herausforderung:

Ablenkungen durch Kollegen, ankommende Anrufe und Emails lenken Sie von der Erledigung Ihrer Aufgabe ab und verhindern somit produktives Arbeiten. Ein dummes Wort oder ein lautes Lachen im Hintergrund der Kollegen lenkt Sie ab und kann vom Gegenüber gehört werden. Wir kennen ja das Geschnatter eines Callcenters im Hintergrund des Anrufers wenn wir selbst angerufen werden. Wie rasch dann sofort die Schublade “ACHTUNG STÖRUNG” aufgeht und der Anrufer noch vor dem ersten Satz darin verschwindet, wissen wir aus eigener Erfahrung.

3. Leitfaden

Die Herausforderung:

Es gibt Leute, die fühlen sich unwohl, wenn sie am Telefon etwas ablesen. Ihr Argument ist oft, das höre sich “nicht nach ihnen selbst” an (was auch immer das bedeutet).

Dabei vergessen sie oft, dass wir nur wenige Sekunden haben, um beim Gegenüber mit den richtigen Worten zu punkten. Das hier kein Platz für Improvisation ist, versteht sich von selbst. Zudem wird der Einstiegstext mit der Wiederholung zu einem Teil unserer selbst und damit zu unserer Persönlichkeit.

4. Notizblock und Stift

Die Herausforderung:

Gerade am Telefon ist es enorm wichtig, auf jedes Wort des Gegenübers zu achten. Versuche haben gezeigt, dass ein Anrufer, welcher sofort nach einem längeren Gespräch die Aussagen des Gegenübers wiederholen sollte, nur noch gerade 35% korrekt abrufen konnte. Der Rest bestand aus Vermutung und eigenen Wünschen, welche schlicht in die angeblichen Aussagen hinein interpretiert wurden.

5. Start

Die Herausforderung:

Viele Menschen wissen eigentlich, dass sie jetzt bereit sind, aber Sie tun trotzdem eines nicht: loslegen. Da kommt der bekannte innere Schweinehund und flüstert ins Ohr, dass heute ja schon Freitag ist und sowieso niemand mehr erreichbar sein wird. Warum also dann nicht am Montag starten – dann aber ganz bestimmt ;-).  Am Montag ist dann allerdings auch blöd, weil doch so viele Unternehmen am Wochenanfang immer Sitzungen haben usw. Merken Sie, was da gerade gewaltig schief läuft?

Die Lösung für diese 5 Herausforderungen

1. Top-Stimmung

Die Lösung:

Gute Laune erleichtert das telefonieren enorm und überträgt sich auch auf Ihre Gesprächspartner. Wer gut drauf ist, lässt sich nicht so leicht verunsichern und verfolgt konsequent und mit Freude sein Ziel. Anfängliche Ablehnung und Neins werden als das angenommen was sie sind: ganz natürliche Abwehrreaktionen. Eine gute Stimmung hilft, diese Anfangshürden beim Gesprächspartner zu überstehen und überträgt sich oft auf diesen. Erinnern Sie sich an einen tollen Erfolg am Telefon, ein schönes Erlebnis aus Ihrer Freizeit oder hören Sie nochmals Ihren persönlichen “Power-Song”. Ganz egal wie Sie sich in die beste Stimmung bringen, hauptsache Sie sind es danach und damit bereit für den Start. Machen Sie allenfalls auch eine 15minütige Pause, in welcher Sie sich mit ganz anderen Dingen beschäftigen. Mehr als zwei Mal pro Tag sollte das aber nicht nötig sein, sonst sollten Sie Ihre Einstellung hinterfragen.

2.  Ruhe

Die Lösung:

Sagen Sie Ihren Kollegen klipp und klar das Sie jetzt beschäftigt sind und nicht gestört werden wollen. Tragen Sie die vorgesehene Zeit im Kalender ein und informieren Sie Ihren Vorgesetzten und die Kollegen auch mündlich darüber, dass Sie am Tag X mit Akquise beschäftigt und nicht für andere Arbeiten/Projekten verfügbar sind. Falls Sie ein eigenes Büro oder einen ruhigen Raum haben, schliessen Sie die Türe und kleben Sie ein Blatt mit dem Hinweis “Kunden am Telefon - Bitte nicht stören.” davor. Eine symbolische Kaffeekasse neben dem Eingang (jeder Störer bezahlt 2 Euro/Franken in die Kaffekasse), hält auch hartnäckige Zeitgenossen rasch davon ab, Sie trotzdem zu belästigen. Nicht neu, aber immer noch enorm wirksam.

3. Leitfaden

Die Lösung:

Der Leitfaden gibt Ihnen Struktur und Sicherheit und unterstützt Sie dabei, die richtigen Formulierungen zu verwenden und nicht den Faden zu verlieren.

Verwenden Sie den Leitfaden konsequent im Gespräch. Wenn Sie improvisieren müssen, tun Sie es aber kehren Sie danach sofort wieder zum Leitfaden zurück. Denken Sie immer daran, dass er Sie dabei unterstützt, mit einer klaren Struktur Ihr Ziel zu verfolgen. Siehe dazu auch Teil 2 dieser Blog-Serie.

4. Notizblock und Stift

Die Lösung:

Schreiben Sie Schlüsselwörter Ihres Gesprächspartners während dem Gespräch konsequent auf. Diese Schlüsselwörter können Sie sowohl direkt im Gespräch für Ihre Argumentation verwenden, wie auch für eine allfällig nachfolgende schriftliche Kommunikation. Das selbe gilt für Einwände, welche Sie in der Argumentation (zusammen mit dem Leitfaden), aufnehmen und sofort behandeln können. Die Notizen erleichtern Ihnen zudem die Nachbearbeitung und verhindern, dass Sie mit den Einträgen in Ihr CRM zuviel Zeit verlieren.

5. Startbereit

Die Lösung:

Noch schnell eine Flasche Wasser auf den Tisch und jetzt legen Sie los. Kein wenn und aber sondern drauflos mit Vollgas. Machen Sie am Anfang immer 2 Stunden am Stück vor der ersten Pause (keine Minute weniger). Das gibt die enorm wichtige Routine und in vielen Fällen schon den ersten oder zweiten Erfolg. Dann 15 Minuten Pause und weiter geht es bis Mittag. Am Nachmittag dasselbe. Planen Sie dort am Ende noch eine Stunde ein, um die Notizen ins CRM zu übertragen, Bestätigungsmailings zu versenden etc. Diese Büroarbeit aber bitte erst am Schluss, sonst verzetteln Sie sich. Wer sich jetzt von diesem Ablauf etwas an den Sport erinnert fühlt, liegt Goldrichtig :-) Und jetzt genug geplaudert und ab ans Telefon!

Ein Wort zum Schluss

Falls Sie am Anfang trotzdem nicht so richtig in die Gänge kommen, rufen Sie doch einen Ihrer Lieblingskunden an und plaudern Sie ein paar Worte. Sagen Sie einfach, das Sie sich erkundigen wollen, ob alles ok ist oder ob er mal Lust auf ein Mittagessen hat. Damit haben Sie schon ein positives Gespräch geführt und sind jetzt bereit, so richtig loszulegen.

In den nächsten Folgen erhalten Sie weitere wertvolle Praxistipps und Tools für den Erfolg Ihrer Kaltakquise am Telefon.

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Dieter Menyhart
Der Verkaufstrainer